職場の人と会議などの予定をすり合わせる際、お互いの意思確認が必要となります。そんな時のコミュニケーションが、その後の人間関係を左右するものです。
たとえば、こちらから日時を提示して「スケジュールが悪ければ、ご連絡ください」や「この日時でダメなら、スケジュールを組み直します」といった言葉を伝えることがあるかと思います。
一般的にビジネス文書として頻繁に使われている言葉ではありますが、良質な人間関係を築くためには「悪ければ」や「ダメなら」といったネガティブな用語が含まれていることに注意を払わなければなりません。このようなネガティブな用語をストレートに伝えると、気づかないうちにそのコミュニケーション全体がネガティブなイメージになっていったりします。
こうしたネガティブな言葉の裏には、自分のスケジュールを無意識に優先させる発想に陥っている傾向があると言われています。予定をすり合わせなければならないケースでは、職場の人の都合を中心に置いて考える姿勢が必要です。そして「他のスケジュールのほうが、都合がいいのでしたら」などといったポジティブな用語を意識的に選ぶようにしましょう。
また、クッション言葉と呼ばれる丁寧な印象を与えるための用語にも、ネガティブな要素が隠れていることがあります。たとえば「私の勝手で申し訳ありませんが」や「失礼なことではありますが」といった言葉は、場合によっては相手を身構えさせてしまうこともありえます。よく目にする用語ではありますが、時と場合、そして相手方との関係性に合わせた言葉を使い分けることが重要です。